Conditions Generales d’Achat

Les présentes conditions générales d’achat (« CGA ») sont applicables aux commandes passées par l’entité légale Carambar and Co. ou les usines de productions affiliées au groupe CPK (CPK production France et CPK production Strasbourg), ci-après désignées comme « l’Acheteur » avec tout fournisseur de bien ou de services ci-après désigné comme « le Fournisseur »
En vertu du présent Bon de Commande (le « BC »), l’Acheteur s’engage à acheter, et le Fournisseur s’engage à vendre, les biens et services mentionnés dans le présent BC. Le Fournisseur peut accepter ce BC soit en informant l’Acheteur de son acceptation, soit en commençant à s’acquitter des obligations qui en découlent, la première de ces deux actions étant prise en compte. Le Fournisseur n’est pas autorisé à modifier les conditions du présent BC et l’Acheteur refuse toutes conditions que le Fournisseur proposerait, qui seraient incluses dans ses formulaires ou de toute autre manière.

 

1. Prix et paiements.
Le Fournisseur s’engage à pratiquer les prix de vente mentionnés dans le présent BC. Le prix de la commande est toujours stipulé comme ferme et définitif. Si aucun prix n’est mentionné, le Fournisseur s’engage à appliquer soit (a) le dernier prix que facturé ou celui qui figure sur le dernier devis, soit (b) le prix du marché le plus bas en vigueur lorsque le Fournisseur s’est acquitté de ses obligations en vertu du présent BC. Les prix incluent la totalité des frais, sauf si l’Acheteur a accepté au préalable et par écrit de rembourser le Fournisseur, auquel cas le Fournisseur s’engage à établir sur la facture la liste desdits frais sans majoration après tout rabais ou remise et à fournir les copies des reçus originaux. Le Fournisseur ne peut pas facturer les biens ou les services avant leur livraison ou leur fourniture. Les délais de paiement prévus par le présent BC ne commencent à courir qu’à compter du moment où l’Acheteur accepte les biens ou services ou à compter de l’émission de la facture correctement établie, la dernière de ces dates étant prise en compte.
L’Acheteur s’engage à payer le Fournisseur au plus tard dans un délai de 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture, sauf si la législation en vigueur impose des conditions de paiement d’une durée différente. Le numéro du BC ainsi que toutes les mentions prévues à l’article L. 441-3 du Code de commerce doivent figurer sur la facture émise par le Fournisseur. Les factures seront adressées aux nom et adresse de facturation spécifiés sur la commande. Sauf conditions particulières à la commande, les factures seront payables par virement bancaire.
Conformément à la loi, l’Acheteur se réserve le droit de compenser les sommes dues dès lors que celles-ci sont certaines, liquides et exigibles.
Dans le cas où le Fournisseur réclamerait des pénalités de retard de paiement, ces pénalités seront limitées à un montant équivalent à celui qui résulterait de l’application d’un taux égal à trois fois le taux de l’intérêt légal, ainsi qu’au versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée à 40 euros sans qu’aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire.

 

2. Obligations.
Le Fournisseur s’engage à veiller à ce que les biens (y compris leur conditionnement) et les services (a) soient conformes aux cahiers des charges de l’Acheteur (ou à ceux du Fournisseur s’ils ont été approuvés) et à l’ensemble des échantillons acceptés par l’Acheteur, (b) soient exempts de tous défauts, correctement étiquetés, fabriqués à partir de matériaux neufs et de bonne qualité et de bonne facture, (c) correspondent à leur utilisation prévue dans des produits alimentaires ou en association avec ceux-ci, (d) ne violent aucun des droits de propriété intellectuelle, ou tout autre droit, appartenant à des tiers, ni que l’utilisation par l’Acheteur ne viole lesdits droits, (e) ne transmettent aucun goût, odeur, texture ou couleur non prévus aux produits et (f) soient fournis avec toute la diligence nécessaire et avec professionnalisme et efficacité. Le Fournisseur s’engage à veiller à ce que lui-même, comme ses biens et ses services, soient conformes (i) à l’ensemble des dispositions législatives, réglementations et normes professionnelles applicables dans les pays dans lesquels les biens doivent être livrés et les services fournis, à présent ou à l’avenir (sous réserve que l’Acheteur ait fourni la liste desdits pays) et (ii) à respecter les exigences générales Qualité qui ont été transmises. Le Fournisseur s’engage à livrer uniquement des biens provenant de sites de production approuvés par l’Acheteur. Le Fournisseur s’engage à alerter l’Acheteur immédiatement de tout problème potentiel, porté à sa connaissance, en matière de qualité, de sécurité ou d’étiquetage susceptible d’affecter les biens et services, ou de toute violation éventuelle des obligations prises en vertu du présent BC. Par les présentes, le Fournisseur cède à l’Acheteur l’ensemble des garanties relatives aux biens et services ; si une telle cession s’avère impossible, le Fournisseur s’engage à introduire toute réclamation au titre desdites garanties au nom et à la demande de l’Acheteur. Le Fournisseur s’engage à veiller à ce que
son personnel ou ses agents ou sous-traitants respectent le présent BC et qu’ils se conforment aux exigences en matière de qualité et de sécurité lorsqu’ils se trouvent dans les locaux de l’Acheteur.

 

3. Refus.
L’Acheteur se réserve le droit de contrôler les biens et services dans un délai raisonnable après leur réception ou leur exécution et de notifier au Fournisseur toute non-conformité constatée, sans que ce dernier puisse invoquer l’expiration de la garantie pour retard d’inspection ou de notification. L’Acheteur se réserve le droit de rejeter, à son entière discrétion, et de renvoyer en port dû, tout ou partie des biens livrés au-delà des quantités commandées ou qui ne seraient pas conformes au présent BC ou aux engagements ci-dessus décrits. Dans ce cas, le Fournisseur s’engage à livrer ou fournir, à la demande de l’Acheteur et dans un délai raisonnable, des biens ou services conformes au présent BC et aux engagements prévus, à rembourser intégralement l’Acheteur, ou à consentir un rabais d’un montant approprié. L’Acheteur peut également, à son entière discrétion, choisir de commander des biens ou services de remplacement aux frais du Fournisseur. Le Fournisseur s’engage en outre à rembourser tous dommages ou pertes subis au titre du présent article. Le Fournisseur supportera les frais associés à la livraison des marchandises et à la prestation des services de remplacement, notamment, sans que cette liste soit exhaustive, les frais de transport, d’enlèvement, d’examen ou d’installation., Le Fournisseur est responsable des tests, de l’inspection et du contrôle de la qualité, de même qu’il lui appartient de fournir les certificats d’analyse des laboratoires agréés.

 

4. Modifications et annulation.
L’Acheteur se réserve le droit de demander des modifications avant la livraison des biens ou la prestation des services. Des négociations seront alors entamées en vue que les parties s’entendent sur un ajustement équitable des prix ou du barème notamment si l’Acheteur peut démontrer qu’une telle modification est de nature à réduire les coûts du Fournisseur ou si le Fournisseur peut prouver qu’elle entraînera une augmentation desdits coûts ou qu’elle ne permettra pas d’honorer le présent BC dans les délais prévus. L’Acheteur peut annuler le présent BC concernant des biens non encore livrés ou des services non encore fournis, sous réserve de le notifier au Fournisseur.
A réception de cette notification, le Fournisseur prendra toutes les mesures nécessaires de nature à minimiser les coûts résultant de cette annulation. Le cas échéant, le seul et unique recours sera
l’engagement de l’Acheteur à dédommager le Fournisseur des frais irrévocables engagés avant réception de la notification (déduction faite des économies réalisées du fait de l’annulation) et sous réserve qu’ils soient dûment justifiés.

 

5. Livraison des Biens.
Les produits doivent être correctement et suffisamment emballés, dans un emballage approprié tenant compte de leur nature et des précautions à prendre afin de les protéger contre les intempéries, la corrosion, les accidents de chargement ou déchargement, les contraintes de transport et de stockage, les vibrations ou les chocs etc… Le Fournisseur sera responsable de la casse des manquants et des avaries provenant d’un emballage, marquage ou étiquetage incorrect ou inadapté.
Sauf mention contraire, le Fournisseur s’engage à livrer les biens objets du présent BC selon les Incoterms 2010. S’il n’est fait mention d’aucune condition de livraison, ces livraisons seront effectuées DDP au lieu de livraison mentionné dans le présent BC. Toute date ou période de livraison mentionnée sur le présent BC constitue une condition déterminante de la commande ; en cas de retard dans la livraison des biens ou la fourniture des services, L’Acheteur se réserve le droit d’annuler le présent BC et de refuser de payer lesdits biens ou services non livrés dans les délais impartis. L’Acheteur est autorisé à acheter des biens ou des services de remplacement, aux frais du Fournisseur. Le Fournisseur s’engage à dédommager l’Acheteur de toute perte qu’il pourrait subir. Les livraisons seront effectuées du lundi au vendredi pendant les heures d’ouverture habituelles de l’Acheteur. Le Fournisseur s’engage à inscrire sur l’ensemble des unités son nom, la description des biens, le numéro du BC, le numéro de lot et, le cas échéant, la date du durabilité minimale et tout autre identifiant qui serait exigé. Ces informations doivent être exactes et complètes sur tous les documents de transport et de douane, y compris une description des biens, le pays d’origine et de fabrication, la devise, les conditions de livraison et le site exact de fabrication si les biens sont des ingrédients ou des matériaux de conditionnement aptes au contact alimentaire.

 

6. Indemnisation.
Le Fournisseur s’engage à indemniser l’Acheteur et à le dégager (ainsi que ses affiliées, son personnel et ses agents) de toute responsabilité en cas de pertes, dommages et intérêts, amendes, pénalités ou frais (y compris tous honoraires d’avocat d’un montant raisonnable) découlant de recours de tiers fondés sur tout manquement réel ou supposé aux dispositions du présent BC,
négligence, omission ou faute lourde commis par le Fournisseur, ou son personnel ou agents ou sous- traitants.
De même, le Fournisseur s’engage à prendre en charge l’ensemble des conséquences pécuniaires directes ou indirectes en cas de mesures de retrait, suspension, consignation, reprise avec remboursement du client, modification et/ou destruction de ses produits, que ces mesures soient ordonnées par les pouvoirs publics (y compris les tribunaux) ou volontaires et quel que le soit le motif invoqué : notamment (sans que cette liste soit exhaustive) dans l’hypothèse d’un vice caché, d’une non-conformité à une norme ou réglementation, ou d’un défaut de sécurité.

 

7. Assurance.
Le Fournisseur s’engage à maintenir en vigueur, à ses frais, une assurance responsabilité civile générale commerciale couvrant ses engagements pris au titre du présent BC, dont le montant global de garantie tous dommages confondus (corporels, matériels et immatériels) ne saurait être inférieur à 4.000.000 € par événement. Si le personnel du Fournisseur est présent dans les locaux de l’Acheteur, il s’engage en outre à maintenir en vigueur à ses frais une assurance responsabilité civile professionnelle (ou son équivalent local) conformément à la législation locale et pour le montant qu’elle prévoit, ainsi qu’une assurance responsabilité civile automobile d’un montant minimum de 1.000.000 € par événement ou du montant prévu par la législation locale applicable au pays dans lequel le véhicule concerné est utilisé, le montant le plus élevé des deux étant pris en considération. Le Fournisseur veille à ce que son assureur renonce à ses droits de subrogation à l’encontre de l’Acheteur.
A la demande de l’Acheteur, le Fournisseur doit pouvoir adresser les attestations d’assurance responsabilité civile générale et professionnelle datées de moins de six mois.

 

8. Règlement des litiges et droit applicable.
Au cas où les parties ne pourraient résoudre un différend résultant du présent BC par une négociation amiable de bonne foi, celui-ci sera porté devant le tribunal de commerce du siège social français de l’Acheteur. La loi applicable est le droit français à l’exclusion des dispositions de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises qui ne sont pas applicables au présent BC.

 

9. Force majeure.
Si l’une ou l’autre des parties n’est pas en mesure d’honorer le présent BC en raison d’événements raisonnablement indépendants de sa volonté, ladite partie s’engage à le notifier à l’autre partie par écrit et à faire tous les efforts raisonnablement nécessaires pour restaurer sa capacité d’exécution dans un délai de 10 jours. Si cette impossibilité d’exécution persiste au-delà de ce délai de 10 jours, l’autre partie se réserve le droit d’annuler le présent BC immédiatement, sans frais ni pénalités, sous réserve d’en informer par écrit la partie défaillante. Les augmentations de coûts imprévus liées à des événements ou à l’évolution des conditions du marché, les grèves, les grèves perlées et toute autre action du personnel du Fournisseur au sein de ses établissements ne sont pas constitutives d’un cas de force majeure au sens du Code civil et de la jurisprudence de la Cour de cassation.

 

10. Audits.
L’Acheteur est autorisé à contrôler n’importe lequel des établissements du Fournisseur ou de dossiers concernés par le présent BC afin d’évaluer ses procédures d’assurance qualité et de sécurité alimentaire et leur conformité aux cahiers des charges (« Audits qualité »). Sera contrôlé en outre, la conformité au présent BC des tarifs, de la répercussion des coûts, du montant des frais remboursables et de toutes autres dispositions financières (« Audits financiers »). L’Acheteur se réserve le droit de conduire lui-même ses Audits qualité ou financiers ou de faire appel à des représentants tiers choisis par lui, ou par le Fournisseur dans une liste approuvée au préalable, étant précisé que le Fournisseur s’interdit de demander à un auditeur de signer tout accord supplémentaire en vue de procéder au contrôle. L’Acheteur est également autorisé à demander de compléter un questionnaire en guise d’audit ou préalablement à celui-ci, ou de transmettre des renseignements à un tiers à qui sera confié la gestion des informations recueillies lors de l’audit. En ce qui concerne les Audits qualité et CSR, le Fournisseur s’engage à assister l’Acheteur dans ses efforts raisonnablement déployés en vue d’évaluer la conformité. Il peut également être demandé au Fournisseur de faire effectuer un audit indépendant utilisant les systèmes de certification accrédités de l’Initiative Globale de Sécurité Alimentaire (GFSI, Global Food Safety Initiative). Si le Fournisseur refuse d’effectuer un contrôle, l’Acheteur se réserve le droit de refuser tout paiement ou d’annuler le présent BC.

 

11. Informations confidentielles.
Toute information confidentielle concernant l’Acheteur et dont le Fournisseur aurait connaissance du fait du présent BC, y compris le BC lui-même, appartient à l’Acheteur. En conséquence, le Fournisseur s’interdit de la divulguer à un tiers. Le Fournisseur ne peut utiliser lesdites informations confidentielles que dans le cadre des obligations découlant du présent
BC et il ne peut les partager qu’avec son personnel s’il a besoin d’en avoir connaissance (ou qu’avec des tiers agréés au préalable et qui auront signé des accords de confidentialité dont les dispositions conviennent à l’Acheteur.) Lesdites informations confidentielles appartenant à l’Acheteur, le Fournisseur s’engage à les restituer ainsi que toutes les copies qui auraient pu être faites, ou à les détruire à la demande de l’Acheteur d’une manière qu’il aura approuvée.

 

12. Cession des droits de propriété intellectuelle.
Au cas où le Fournisseur ou ses sous-traitants agréés concevraient ou développeraient pour le compte de l’Acheteur des produits susceptibles d’être protégés par des droits de propriété intellectuelle, l’ensemble de ces droits, y compris les marques commerciales, droits d’auteur, brevets et droits relatifs aux dessins, lui appartiendront et lui seront acquis automatiquement (dans toute la mesure autorisée par la loi) ; à la demande de l’Acheteur et à ses frais, le Fournisseur s’engage à signer ou faire signer tout document confirmant ladite cession que l’Acheteur pourrait exiger.

 

13. Taxes.
Sauf si les deux parties en décident autrement par écrit, chacune d’elle acquittera les taxes dont elle est redevable aux termes de la loi. Au cas où la législation obligerait le Fournisseur à prélever une taxe (comme par exemple une taxe d’état sur les ventes) ou si l’Acheteur est obligé de retenir une taxe à la source, la partie concernée devra donner à l’autre partie la possibilité de démontrer et de documenter comment lesdites taxe ou retenue à la source peuvent être réduites (en fournissant par exemple un certificat d’exonération de la taxe sur les ventes).

 

14. Responsabilité sociale institutionnelle.
Le Fournisseur s’engage à se conformer aux dispositions suivantes lorsqu’il s’acquitte de ses obligations au titre du présent BC : (a) Travail forcé. Le Fournisseur s’engage à ne pas recourir au travail forcé, c’est-à-dire à toute forme de travail ou de service effectué ou fourni sous la contrainte ou la menace de châtiments corporels ou autres. Le Fournisseur respectera la liberté de mouvement de ses salariés et s’interdira de restreindre leurs déplacements en contrôlant leurs papiers d’identité, en retenant des sommes d’argent ou en prenant toute autre mesure visant à les empêcher de mettre fin à leur emploi. Tout salarié signant un contrat de travail avec le Fournisseur doit pouvoir le faire de sa propre initiative. (b) Travail des enfants. Le Fournisseur s’engage à ne pas employer d’enfants de moins de 18 ans, directement ou indirectement par le biais de ses sous-traitants, sauf si cela est nécessaire et si la loi l’autorise, et si les conditions suivantes sont réunies : (i) Le Fournisseur respectera l’âge minimum d’admission à l’emploi tel que défini par le droit national ou par la Convention 138 de l’Organisation Internationale du Travail, la limite la plus haute étant retenue. L’âge minimum d’admission à l’emploi tel que défini par la Convention 138 de l’OIT s’entend de l’âge jusqu’auquel la scolarisation est obligatoire localement, mais ne saurait être inférieur à 15 ans (14 ans dans certains pays en développement), sous réserve des exceptions prévues par l’OIT et la législation locale. (ii) Le Fournisseur s’engage à veiller à ce que les salariés travaillant dans ses établissements à la fabrication ou au conditionnement de ses produits finis, agissant en tant que personnel provisoirement au service de l’Acheteur, ou présents dans ses établissements, soient âgés de 15 ans au moins (sans que puisse s’appliquer aucune des exceptions prévues par le droit local ou l’OIT). (iii) Le Fournisseur doit apporter la preuve que leur travail ne les expose à aucun risque physique excessif et susceptible de nuire à leur développement physique, mental ou émotionnel. (c) Diversité et non-discrimination : Le Fournisseur s’engage à baser le recrutement, la rémunération, la promotion, les sanctions disciplinaires et toutes les autres conditions d’emploi, uniquement sur la performance de la personne concernée et sur son aptitude à exécuter sa tâche (sous réserve des dispositions des conventions collectives). Le Fournisseur n’exercera aucune discrimination à l’égard de quiconque fondée sur la race, le sexe, l’âge, la nationalité, le statut familial, l’origine ethnique ou un statut juridique protégé. (d) Harcèlement et mauvais traitement : Le Fournisseur s’engage à fournir un lieu de travail libre de tout harcèlement, quelle qu’en soit la forme, y compris tout comportement sexuel, verbal, physique ou visuel qui créerait un environnement intimidant, hostile ou choquant. (e) Santé et sécurité : Le Fournisseur s’engage (i) à s’efforcer de mettre en place des conditions de travail sécurisées, (ii) à fournir à son personnel une protection adéquate contre toute exposition à des substances dangereuses et (iii) à lui fournir un accès à l’eau potable et à des installations sanitaires propres.
(f) Représentation par un tiers : Le Fournisseur s’engage à respecter la décision de son personnel de s’inscrire à un syndicat et de le soutenir, de même que sa décision de ne pas s’y inscrire, lorsque la loi le permet. (g) Horaires de travail et salaire : Dans les limites des variations d’activité normales, saisonnières ou autres, le Fournisseur s’engage (i) à mettre en place un modèle général raisonnable d’heures de travail et de jours de congés à l’intention de son personnel, de sorte que le nombre d’heures travaillées hebdomadaire ne soit pas supérieur à la norme professionnelle, (ii) à rémunérer son personnel équitablement et en temps utile, y compris en ce qui concerne les primes obligatoires versées en cas d’heures supplémentaires ; et (iii) à indiquer aux personnes nouvellement recrutées, au moment de leur embauche, si les heures supplémentaires obligatoires font partie de leur contrat de travail. (h) Sanctions disciplinaires : Le Fournisseur s’interdit d’avoir recours à toute forme de châtiment corporel ou autre forme de contrainte physique ou mentale à titre de sanction disciplinaire. (i) Intégrité dans la conduite des affaires : Le Fournisseur s’engage à promouvoir une conduite des affaires caractérisée par l’honnêteté et l’intégrité en sensibilisant son personnel à l’éthique des affaires, en lui fournissant des directives et en lui proposant une formation en matière d’éthique des affaires. De plus, il s’interdit d’organiser, verser ou accepter des pots-de-vin et de participer à la corruption de relations commerciales ou gouvernementales. (j) Environnement et durabilité : Le Fournisseur s’engage à travailler à la réduction de son impact environnemental en mettant en place et en s’efforçant d’atteindre des objectifs quantifiables de réduction de l’empreinte environnementale de ses activités.

 

15. Anti-corruption.
Il est interdit au Fournisseur de proposer ou de verser, directement ou indirectement, de l’argent ou tout bien de valeur au nom de l’Acheteur (y compris celui de ses affiliées) à des agents d’un gouvernement dans le but d’obtenir ou de conserver des contrats ou d’obtenir un avantage commercial pour l’Acheteur ou pour l’aider à obtenir des contrats pour un tiers. L’expression « agent d’un gouvernement » s’entend de tout officiel ou salarié d’un gouvernement, entreprise d’état, organisation internationale, parti politique, candidat politique ou toute autre personne agissant officiellement ou au nom d’une entité gouvernementale ou d’une organisation internationale. Il est interdit au Fournisseur de proposer ou de payer, directement ou indirectement, de l’argent ou tout bien de valeur au nom de l’Acheteur (ou au nom de ses affiliées) à toute personne ou entité légale pour des motifs illégaux. Si l’Acheteur a des raisons de penser que l’une des dispositions de cette clause a été violée ou est susceptible de l’être, il se réserve le droit de retenir tout paiement ultérieur au titre du présent BC jusqu’à ce qu’il ait reçu confirmation ou qu’il est été établi de manière satisfaisante qu’aucune violation n’a eu lieu ou n’est susceptible d’avoir lieu. L’Acheteur se réserve le droit d’annuler le présent BC immédiatement s’il conclut, à son entière discrétion, que l’une des dispositions de cette clause a été violée ou qu’il est hautement probable qu’elle le soit à l’avenir.

 

16. Sous-traitants et cession.
Le Fournisseur s’interdit de sous-traiter l’une quelconque de ses obligations ou de céder l’un de ses droits découlant du présent BC sans une autorisation écrite préalable de l’Acheteur, qu’il peut refuser sans motif légitime. L’Acheteur est libre de céder librement tout ou partie du présent BC sans l’accord du Fournisseur.

 

17. Litiges et intégralité du contrat.
Au cas où le présent BC ferait référence à un contrat en vigueur et où il existerait des contradictions entre ledit contrat et les présentes conditions générales, ce sont les termes du contrat qui prévaudront sur celles des présentes conditions générales. Sinon, le présent BC ainsi que tout contrat auquel il fait référence forment l’intégralité du contrat entre les Parties eu égard aux marchandises et services, sans qu’aucun entretien, accord, conduite ou pratique professionnelle préalables puissent avoir un effet quelconque. Toute modification ultérieure du présent BC devra faire l’objet d’un accord écrit et signé des deux parties. L’acheteur se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales en le mentionnant dans le présent BC.

 

18. Indépendance des parties contractantes.
Le présent BC ne crée aucun partenariat ou entreprise commune entre les parties ; il ne confère à aucune personne, non partie au présent BC, le droit de faire appliquer l’une quelconque de ses conditions. Chacune des parties est une partie contractante indépendante ; elle ne dispose pas du pouvoir de lier l’autre partie et elle est seule responsable de son personnel et de ses sous-traitants respectifs.

 

19. Autonomie des clauses.
Au cas où l’une des clauses du présent BC serait frappée de nullité, les parties conviennent que cette clause sera réputée comme étant modifiée de sorte qu’elle puisse être appliquée légalement tout en restant aussi proche que possible de l’intention des parties telle qu’exprimée dans le présent BC.

 

20. Clause de non-exclusivité.
Le présent BC n’a aucun caractère exclusif, chacune des parties étant libre de conclure des accords similaires avec des tiers, sauf mention contraire dans le BC.

 

21. Maintien en vigueur.
La fin du présent BC ou son annulation n’aura aucun effet sur les droits et obligations dont la nature exige qu’ils doivent rester en vigueur.

 

 

GENERAL TERMS & CONDITIONS

The following general terms and conditions are applicable to any order concluded by the legal entity Carambar and Co. or the production plants affiliated to the CPK group (both CPK Production France and CPK Production Strasbourg) hereinafter referred to as the “Buyer” and any supplier of goods or services hereinafter referred to as the “Supplier”.

Under this Purchase Order (« PO »), the Buyer agrees to purchase and the Supplier agrees to sell the goods and services listed on this PO. The Supplier may accept this PO by informing the Buyer or by beginning to perform under it, whichever the Supplier does first. The Supplier cannot change the terms of this PO and the Buyer rejects any terms the Supplier proposes on its forms or otherwise.

 

1. Prices and Payments.

The Supplier will sell to the Buyer at the price stated on this PO. The price stated on this PO will always be final. If no price is stated, the price will be the lower of (a) the last price charged or quoted or (b) the lowest applicable market price while the Supplier performed under this PO. The price includes all costs unless the Buyer agrees in advance and in writing to reimburse the Supplier, in which case the Supplier will list the costs on the bill without markup after any discount or rebate and provide copies of original receipts. The Supplier will not bill the Buyer for goods until the Supplier have delivered them nor for services until the Supplier have performed them. The payment period on this PO will begin once the Buyer accepts the goods or services or once a correctly drafted bill has been issued, whichever is later.

The Buyer commits to pay the Supplier within a sixty-days period from the date of issuance of the concerned bill, except if stated differently by any applicable law. The bill issued by the Supplier must contain the PO number and any other undertakings provided for by article L. 441-3 of the French commercial code. The bills are addressed to the name and address specified on the order. Except otherwise provided for in the order, the bills shall be paid by wire transfer.

According to applicable law, the Buyer shall be able to off-set any due amounts in the event that such amounts are certain, of a fixed amount and accounted for.

In the event that the Supplier claims late payment fees, the said fees shall be limited to an amount equivalent to the application of a rate equals to three time the legal interest rate, in addition to the payment of a recovery fee of forty (40) euros, without any prior notice being necessary

 

2. Obligations.

The Supplier will ensure that all goods (including their packaging) and services will: (a) comply with the specifications of the Buyer (or with the specifications of the Supplier if they have been approved) and are conform to all samples approved by the Buyer; (b) be free of defects, correctly labeled, made with new materials, and be of good quality and workmanship; (c) be suitable for their intended use in or with food products; (d) not infringe, nor will the Buyer use of them infringe, anyone’s intellectual property rights or any other rights; (e) not impart any unintended flavor, odor, texture or color to any of the products; and (f) be performed diligently and in a professional and efficient manner. The Supplier will ensure that the Supplier and the goods and services comply with: (i) all applicable laws, regulations, and industry standards of the countries in which the goods are delivered or the services are performed and/or will be used (provided the Buyer has advised the Supplier of those countries), and (ii) the general Quality requirements transmitted to the Supplier. The Supplier will only deliver goods from a production site approved by the Buyer. The Supplier must tell the Buyer immediately if the Supplier learns of any potential quality, safety or labeling problem which may affect the goods and services, or any potential violation of the Supplier obligations in this PO. The Supplier hereby assigns to the Buyer any warranties related to the goods and services, or if the Supplier cannot assign them, the Supplier agrees to make claims under them on the Buyer’s behalf at the Buyer’s request. The Supplier will ensure that the Supplier’s employees, agents, or subcontractors comply with this PO and, when on the Buyer’s premises, the Buyer’s quality, safety and security requirements.

 

3. Rejection.

The Buyer has the right to inspect the goods and services within a reasonable time upon delivery or implementation, and to notify the Supplier of any non-compliance that exists and the Supplier will not claim forfeiture of the Buyer’s warranties in case of delayed inspection and notification. The Buyer may at its sole discretion reject and return to the Supplier at the Supplier expense, all or any part of the goods delivered in excess of the quantity ordered and/or which do not conform to the PO or to the Supplier above obligations. In such a case the Supplier will, at the Buyer’s discretion, deliver replacement goods or services that conform to the PO and the Supplier obligations within a reasonable time, or refund in full, or give an appropriate discount. At the Buyer’s discretion the latter may also purchase substitute goods or services at the Supplier cost. The Supplier will also compensate the Buyer for any losses or damages incurred in connection with any of the above. The Supplier will bear any costs incurred in connection with the delivery of replacement goods and services including (but not limited to) transportation, removal, examination, installation, etc. The Supplier is responsible for testing, inspection, quality control, and of providing certificates of analysis from accredited laboratories to the Buyer.

 

4. Changes and Cancellation.

Before the Supplier delivers the goods or performs the services, the Buyer may request changes. Negotiation will be implemented in order for the parties to find a fair adjustment to the price or applicable scale, in particular if the Buyer demonstrates that a change will reduce the Supplier costs or if the Supplier demonstrate that a change will increase its costs or affect its ability to complete this PO on time. The Buyer may cancel this PO with respect to any goods not yet delivered or services not yet performed by notifying the Supplier. Upon reception of the notification, the Supplier will take all reasonable steps to minimize costs due to Buyer’s cancellation. As its exclusive remedy, the Buyer will pay the Supplier for the unavoidable costs incurred before receiving notice (less any savings realized from the Buyer’s cancellation) that the Supplier can document to reasonable satisfaction of the Buyer.

 

5. Delivery of Goods.

The products shall be correctly and sufficiently packed, in an appropriate packaging which takes into account the nature and the required precautions in order to protect the goods from weather considerations, corrosion, loading and unloading, transport and storage considerations, vibrations or shocks etc. The Supplier will be responsible of any loss, missing goods or damages emanating from a packaging, a marking or a label incorrect or inappropriate. Unless specified otherwise, the Supplier will deliver the goods to the Buyer as stated in this PO under Incoterms 2010. If the delivery terms are not specified, they will be DDP to the Buyer « deliver to » location stated in this PO. Any fix delivery date or term agreed for in this PO shall be considered has a decisive conditions of the order; if the Supplier is late in the deliverance of the goods or the performance of the services, the Buyer may cancel the PO and may not pay for goods not delivered or services not performed at the agreed time. The Buyer may purchase substitute goods or services at the Supplier’s costs. The Supplier will compensate the Buyer for any other loss incurred. The Supplier will deliver on weekdays during the Buyer’s normal business hours. The Supplier will properly label all units with its name, description of goods, PO number, batch number and if applicable « best before date » and any other identifying information required by the Buyer. The Supplier will provide accurate and complete information on all shipping and customs documents, including a description of the goods, country of origin and manufacture, currency, delivery terms and the actual manufacturing site in case the goods are ingredients and food contact packaging materials.

 

6. Indemnification.

The Supplier will indemnify, defend and hold the Buyer (and its affiliates, employees, and agents) harmless from any and all losses, damages, fines, penalties, and expenses (including reasonable legal fees) arising from third party claims resulting from actual or alleged breaches of this PO, negligent acts or omissions, or willful misconduct by the Supplier or its employees, agents, or subcontractors. In addition, the Supplier will take responsibility for any financial consequences, either direct or indirect, in the event of a withdrawal, suspension, consignment, return with reimbursement of the client, modification and/or destruction of its products, not taking into account if whether these measures have been ordered by public authorities (including law courts) or have been voluntarily undertaken, and whatever the given motive may be, especially (but not limited to) in the event of a hidden flaw, a lack of conformity to a norm or regulation, or a security default.

 

7. Insurance.

The Supplier will maintain, at its cost, a commercial general liability insurance covering its obligations under this PO with combined single limits of at least EUR 4,000,000 per occurrence and in the aggregate (in relation to physical, material and immaterial damages). If its employees will be present on premises of the Buyer, the Supplier will also maintain, at its cost, worker’s compensation or local equivalent coverage as and in amounts required by applicable law, and automobile third party liability coverage with a combined single limit of EUR 1,000,000 per occurrence or of the amount required by applicable law of the country where the vehicle is in use whichever is greater. The Supplier will ensure that its carrier waives rights of subrogation against the Buyer. To the Buyer’s request, the Supplier must address the general and professional civil liability insurance certificates dated of less than six months.

 

8. Dispute Resolution and Governing Law.

If the parties cannot resolve a dispute regarding this PO through good faith negotiation, it will be resolved by decision of the commercial courts competent in regard to the Buyer’s French registered office. The applicable law is French law with the exception of the provisions of The Vienna Convention on the International Sale of Goods which will not apply to this PO.

 

9. Uncontrollable Events.

If either party is unable to comply with this PO because of events beyond its reasonable control, that party will promptly notify the other in writing and will make reasonable efforts to restore its ability to perform within 10 days. If the inability to perform continues for more than 10 days, the other party may cancel this PO immediately, without costs or penalties, by giving written notice to the party unable to perform. Unexpected cost increases caused by events or changing market conditions, and labor strikes, work slowdowns, or other actions undertaken by the Supplier’s personnel at the Supplier’s facility are not uncontrollable events according to the French civil code and the French courts ‘case law.

 

10. Audits.

The Buyer may audit any of the Supplier’s facilities and records involved with this PO to evaluate its quality and food protection procedures and their compliance with the specifications (« Quality Audits »). The conformity with the present BC of pricing, pass-through costs, reimbursable expenses or other financial provisions conform to this PO (“Financial Audits”), will be besides controlled. The Buyer may conduct Quality Audits and Financial Audits itself or through third-party representatives selected by the Buyer or that the Supplier selects from a pre-approved list, being understood that the Supplier will not request any auditor to sign an additional agreement in order to conduct the audit. The Buyer may also require that the Supplier completes a questionnaire either in lieu of or in advance of an audit, or that the Supplier submits information to a third-party selected by the Buyer to manage audit information. For Quality Audits and CSR Audits, the Supplier will cooperate with reasonable efforts with the Buyer to assess the compliance. The Buyer may request that the Supplier has a third party audit performed according to the Global Food Safety Initiative (GFSI) accredited certification systems. If the Supplier refuses any audit, the Buyer may withhold payment and/or may cancel the PO.

 

11. Confidential Information.

Any confidential information that the Supplier learns about the Buyer in connection with this PO, including the PO itself, is owned by the Buyer. Consequently, the Supplier may not disclose it to any third party. The Supplier may only use confidential information of the Buyer in order to perform its obligations under this PO, and may share it only on a need-toknow basis with the Supplier’s employees (and other third parties previously approved by the Buyer who have signed confidentiality agreements reasonably acceptable to the Buyer). The Buyer owns the confidential information and the Supplier must return it and all copies to the Buyer or dispose of it in a manner approved by the Buyer on its request.

 

12. Assignment of Intellectual Property Rights.

If the Supplier or its permitted sub-contractors design or develop on behalf of the Buyer products which could be subject to intellectual property rights’ protection, then all these intellectual property rights, including trademarks, copyright, patent and design rights shall belong to, and be automatically vested by the Buyer (as legally possible) and the Supplier will, at the Buyer’s request and expense, sign or submit such confirmatory assignments to signature as the Buyer may require.

 

13. Taxes.

Unless both parties agree otherwise in writing, each party will be responsible for its own respective taxes as required by law. If the Supplier is required by law to collect a tax (e.g., state sales tax) or if the Buyer is required to withhold a tax, then the required party will give the other the opportunity to demonstrate and document how such taxes may be mitigated (for example, by providing a sales tax exemption certificate).

 

14. Corporate Social Responsibility.

The Supplier will comply with the following in performing under this PO: (a) Forced Labor. The Supplier will not use any forced labor, which means any work or service performed involuntarily under threat of physical or other penalty. The Supplier shall respect the freedom of movement of its workers and will not restrict their movement by controlling their identity documents, by withholding money or by taking any other action to prevent workers from terminating their employment. Any worker entering into an employment agreement with the Supplier should do so voluntarily. (b) Child Labor. The Supplier will not directly (or indirectly through the use of its subcontractors) employ any children under the age of 18 years of age unless it is legal, necessary, and the following are met: (i) The Supplier will comply with the minimum employment age limit defined by national law or by the International Labor Organization (« ILO ») Convention 138, whichever is higher. The ILO Convention 138 minimum employment age is the local mandatory schooling age, but not less than 15 years of age (14 in certain developing countries), subject to exceptions allowed by the ILO and national law. (ii) The Supplier will ensure that employees working in facilities that are manufacturing or packaging its finished products, serving as temporary employees to the Buyer, or present at its facilities, are at least 15 years of age (no exceptions allowed by the ILO or national law will apply). (iii) The Supplier must demonstrate that their employment does not expose them to undue physical risks that may impair their physical, mental, or emotional development. (c) Diversity and non-discrimination. The Supplier will hire, compensate, promote, discipline, and provide other conditions of employment based solely on an individual’s performance and ability to execute its task (except as otherwise required under collective bargaining agreements). The Supplier will not discriminate based on a person’s race, sex, age, nationality, marital status, ethnic origin, or any legally protected status. (d) Harassment and Abuse. The Supplier will provide a workplace free from harassment, which can take many forms, including sexual, verbal, physical or visual behavior that creates an offensive, hostile, or intimidating environment. (e) Safety and Health. The Supplier will (i) endeavor to provide safe working conditions, (ii) provide its employees with appropriate protection from exposure to hazardous materials, and (iii) provide its employees with access to potable water and clean sanitation facilities. (f) Third-Party Representation. The Supplier will respect the decision of its employees to join and support an union as well as their decision to refrain from doing so where legally permitted. (g) Working Hours and Compensation. Within the bounds of normal seasonal and other fluctuations in business requirements, the Supplier will (i) maintain a reasonable overall pattern of required working hours and days off for its employees so that total work hours per week do not regularly exceed industry norms; (ii) pay fair and timely compensation, including any required premium payments for overtime work; and (iii) advise new employees at the time of their hiring if mandatory overtime is a condition of employment. (h) Disciplinary Practices. The Supplier will not use corporal punishment or other forms of mental or physical coercion as a form of discipline. (i) Business Integrity. The Supplier will promote honesty and integrity in its business conduct by raising ethical awareness among its employees and providing direction and education on ethical issues. Furthermore, the Supplier will not pay or accept bribes, arrange or accept kickbacks, or participate in illegal inducements in business or government relationships. (j) Environment and Sustainability. The Supplier will work to continuously improve its environmental performance by setting and then working toward quantifiable goals that reduce the environmental impact of the Supplier’s activities.

 

15. Anti-Bribery.

The Supplier will not offer or pay, directly or indirectly, money or anything of value for or on behalf of the Buyer (including its affiliates) to a government official for the purpose of obtaining or retaining a business or obtaining a business advantage for the Buyer or to assist the Buyer in obtaining a business for any third party. The expression « government official » includes officials or employees of government, state-owned businesses, international organizations, political parties, political candidates, or any person otherwise acting in an official capacity for or on behalf of a government entity or international organization. The Supplier will not offer or pay, directly or indirectly, money or anything of value for or on behalf of the Supplier (including its affiliates) to any other person or legal entity for any illegal purpose. If the Buyer has reason to believe that a breach of any of the representations in this clause has occurred or may occur, the Buyer may withhold further payments under this PO until such time as the Buyer has received confirmation to its satisfaction that no breach has occurred or will occur. The Buyer may cancel this PO immediately if he concludes, in its sole opinion, that the Supplier has breached any representation in this clause or that a breach is substantially likely to occur.

 

16. Sub-contracting and Assignment.

The Supplier will not sub-contract or assign any of its rights or obligations under this PO without a prior written approval of the Buyer, which can be refused without any legitimate reason. The Buyer may freely assign all or any portion of this PO without the Supplier’s consent.

 

17. Conflicts and Entire Agreement.

If this PO refers to an existing agreement and if there are some discrepancies between such an agreement and the terms of these terms & conditions, the terms of that agreement shall prevail over these terms & conditions. Otherwise, this PO (along with any existing agreement referenced in this PO) is the entire agreement between the Supplier and the Buyer with respect to the goods and services, and no prior discussion, agreement, conduct, or industry practice will affect it. Subsequent changes to the PO must be in a written document signed by both parties. The Buyer may modify these terms & conditions by stating so in this PO.

 

18. Independent Contractor.

This PO does not create a partnership or joint venture between the parties nor confer on any person who is not a party to this PO any right to enforce any term of this PO. Each party is an independent contractor, has no authority to bind the other party, and is solely responsible for its respective employees and subcontractors.

 

19. Severability.

If any part of this PO cannot be legally enforced, then the parties agree that the provision will be deemed modified as necessary to make it enforceable while remaining as consistent as possible with the parties’ intent as expressed in the PO.

 

20. Non-Exclusivity.

This PO is not exclusive, and either party is free to enter into similar agreements with anyone else, unless otherwise stated on this PO.

 

21. Survival.

The completion or cancellation of this PO, will not affect any rights and obligations that by their nature should continue.